Smart Printer: Print Documents

Analysoinut Appwesome

Puhelimesta tulostaminen kuulostaa helpolta, kunnes oikea tiedosto löytyy väärästä kansiosta, tulostin ei näy ja kiire kasvaa. Siksi arvioin tulostussovellusta ennen kaikkea sen perusteella, vähentääkö se näitä pieniä esteitä vai lisääkö vain uuden vaiheen. Smart Printer: Print Documents on Rhythmix OU:n ilmainen työkalusovellus, jonka tarkoitus on tuoda tulostus ja asiakirjojen käsittely puhelimeen. Minulle ratkaisevaa on kuitenkin se, sopiiko tällainen sovellus omaan tulostustapaan ja laitteistoon.

Mitä kannattaa selvittää ennen käyttöönottoa

Ennen kuin alat käyttää puhelinta tulostuskeskuksena, mieti, mistä yleensä tulostat ja mitä haluat tehdä paperille. Jos tulostat satunnaisesti yhden PDF:n tai valokuvan, nopea mobiiliratkaisu voi olla mukavampi kuin tiedoston avaaminen tietokoneella. Jos taas käsittelet usein pitkiä asiakirjoja, monimutkaisia asetteluja tai suuria tulostusmääriä, tietokoneen tulostusohjelma saattaa tarjota varmemman hallinnan.

Toinen olennainen kysymys on, tunnistaako käyttämäsi tulostin sovelluksen kautta. Langaton yhteys helpottaa arkea, mutta tulostimen ja puhelimen täytyy silti olla sellaisessa yhteydessä, että ne löytävät toisensa. Käytännössä tarkistan ensin, että tulostin on päällä ja valmis, ja kokeilen yhteyttä ennen kuin avaan kiireisimmän tulostustehtävän. Näin erotan toisistaan tiedostoon liittyvän ongelman ja yhteysongelman.

Myös tiedoston lähde vaikuttaa siihen, kuinka sujuvalta käyttö tuntuu. Puhelimen tallennustilassa oleva liite on eri asia kuin pilvipalveluun tallennettu asiakirja, ja työskentelytapa kannattaa valita sen mukaan. Kun tiedän etukäteen, missä tulostettava tiedosto sijaitsee, vältän turhan selaamisen sovelluksesta toiseen. Tämä on pieni valmistelu, mutta juuri tällaisissa tilanteissa mobiilitulostuksen lupaus joko toteutuu tai kariutuu.

Kun nopea tuloste on tärkeämpi kuin laajat asetukset

Puhelimella tulostamisen vahvuus on tilanteissa, joissa tiedosto on jo kädessäsi ja tarvitset siitä paperiversion ilman tietokoneen käynnistämistä. Esimerkiksi matkalle lähtiessä voi huomata, että varausvahvistus tai muu tarpeellinen asiakirja olisi hyödyllistä ottaa mukaan paperilla. Tällöin puhelimesta tehtävä tulostus voi säästää aikaa, jos tulostin on valmiina ja yhteys toimii.

Raja tulee vastaan, jos tulosteelta vaaditaan tarkkaa viimeistelyä. Ennen tärkeän asiakirjan tulostamista tarkistan tiedoston itse: näkyvätkö kaikki sivut oikein, onko teksti luettavaa ja onko asiakirja oikeassa muodossa. Sovellus voi auttaa lähettämään tiedoston tulostimelle, mutta se ei korvaa huolellista esikatselua eikä ratkaise huonosti muotoillun alkuperäistiedoston ongelmia.

Käytännöllinen tapa välttää virheitä on tulostaa ensin vain pieni kokeilu tai tarkistaa yksisivuinen tiedosto ennen pitkää tulostustyötä, jos tulostusasetukset antavat siihen mahdollisuuden. Näin huomaat ajoissa, jos paperikoko, suunta tai tulostimen valinta ei vastaa odotuksia. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun tulostat harvoin etkä muista edellisen käyttökerran asetuksia.

Missä sovellus voi helpottaa arkea

Työkalusovelluksena Smart Printer sopii parhaiten käyttäjälle, joka haluaa hoitaa tavallisen asiakirjatulostuksen puhelimella eikä halua etsiä erillistä tietokonetta jokaista yksittäistä tehtävää varten. Se voi olla kätevä myös kotitaloudessa, jossa useampi ihminen tarvitsee tulostinta eri tarkoituksiin: jokainen voi aloittaa tiedoston käsittelyn omasta puhelimestaan sen sijaan, että ensin siirtäisi sen yhdelle yhteiselle koneelle.

Realistinen arkinen tilanne on vaikkapa se, että saat sähköpostiin lomakkeen, joka pitää allekirjoittaa tai ottaa mukaan tapaamiseen. Avaat liitteen, varmistat sen sivut ja lähetät tulostettavaksi puhelimesta. Jos tulostin on jo yhdistetty ja paperia on saatavilla, välivaiheita jää pois. Jos taas tulostin ei löydy heti, sovellus ei poista itse tulostimen tai verkkoyhteyden aiheuttamaa viivettä, joten kiiretilanteessa kannattaa jättää hetki myös vianetsintään.

Toinen mahdollinen käyttötapa on paperiasiakirjan muuttaminen digitaaliseksi kopioksi skannaustoiminnolla ja sen tulostaminen tarvittaessa uudelleen. Tällaisessa työnkulussa puhelin toimii sekä asiakirjan käsittelyn aloituspisteenä että välineenä tulostukseen. Pidän tätä hyödyllisenä satunnaisessa asioinnissa, mutta en käyttäisi puhelimen kameraa ja sovellusta ainoana arkistointiratkaisuna erittäin tärkeille dokumenteille ilman, että tarkistan tallennetun kopion laadun ja säilytyspaikan.

Sovelluksen tunnettu keskiarvo on 4,2, ja sillä on yli kymmenen miljoonaa asennusta. Nämä luvut kertovat, että kyseessä on laajasti käytetty vaihtoehto, mutta eivät yksin takaa, että juuri sinun tulostimesi ja tiedostosi toimivat ongelmitta. Minusta järkevin tapa suhtautua niihin on pitää sovellusta varteenotettavana kokeiluna, ei lupauksena täysin kitkattomasta tulostuksesta kaikissa kokoonpanoissa.

Vaihtoehdot riippuvat tulostustarpeesta

Useimmissa puhelimissa on jo järjestelmän oma tulostuspolku tai valmistajan tarjoama ratkaisu. Se voi olla parempi valinta, jos haluat pitää sovellusten määrän pienenä ja tarvitset vain yksinkertaisen tulostuksen. Tulostinvalmistajan oma sovellus taas voi sopia paremmin käyttäjälle, joka haluaa hallita juuri kyseisen laitteen toimintoja. En oleta, että yksi vaihtoehto olisi kaikille paras: ratkaisevaa on, tunnistaako se oman tulostimesi ja tarjoaako se tarvitsemasi työnkulun.

Smart Printerin etu on ajatus keskitetystä mobiilityökalusta, jossa asiakirjan löytäminen, käsittely ja tulostaminen tapahtuvat puhelimella. Vastapainoksi erillinen sovellus tuo yhden uuden käyttöliittymän opittavaksi, ja toimivuus riippuu edelleen yhteydestä sekä tulostimesta. Jos tulostat vain muutaman kerran vuodessa, järjestelmän valmiit työkalut voivat riittää. Jos taas haluat käsitellä tiedostoja puhelimessa useammin, erillinen sovellus voi olla kokeilemisen arvoinen.

Kannattaa myös erottaa toisistaan tavallinen kotitulostus ja tarkkuutta vaativa työ. Puhelimesta tulostaminen on näppärää lomakkeille, viesteille ja muille arkisille asiakirjoille, mutta yksityiskohtaista taittoa tai ammattimaista värinhallintaa vaativassa työssä tietokoneen ohjelma ja tulostimen omat asetukset voivat olla parempi yhdistelmä. Valitsisin työkalun tehtävän mukaan enkä sen perusteella, että yksi sovellus lupaa hoitaa kaiken.

Asennus, käyttö ja kulujen arviointi

Sovellus on ilmainen asentaa, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Se on julkaistu 1.5.2024, nykyinen versio on 1.3.7, ja vähimmäisvaatimuksena on Android 10. Sovelluksen perustason kokeileminen ei siis edellytä maksullista ostoa, mutta sovelluksen sisäiset ostot voivat Playn kautta laskutettaessa olla 4,29–59,99 euroa. Pidän tätä tärkeänä huomioida ennen maksullisten toimintojen valitsemista: tarkista sovelluksessa näkyvät ehdot ja varmista, mitä olet ostamassa.

Jos tarvitset vain satunnaisen tulostuksen, arvioi ensin, saatko tehtävän hoidettua ilman maksullista lisätoimintoa. Älä oleta hinnan perusteella, että jokin tietty ominaisuus kuuluu tiettyyn pakettiin; katso oston kuvaus ennen vahvistamista. Näin vältät tilanteen, jossa maksat toiminnosta, jota käytät harvoin tai jonka tulostimesi oma sovellus jo tarjoaa.

Vaihtaminen toiseen tulostussovellukseen ei yleensä tarkoita, että itse asiakirjat katoaisivat, mutta käytännön työnkulku voi muuttua. Jos olet järjestänyt tiedostosi pilveen tai käyttänyt tiettyä sovellusta niiden avaamiseen, tarkista, löytyvätkö samat tiedostot myös uudesta työkalusta. Ennen kuin poistat vanhan tulostussovelluksen, kokeilisin yhdellä tavallisella asiakirjalla, että uusi vaihtoehto löytää tulostimen ja tuottaa halutun lopputuloksen.

Rytmikkäässä arjessa hyödyllinen vinkki on pitää tulostettavat tiedostot selkeästi nimettyinä ja yhdessä helposti löydettävässä paikassa. Tämä ei ole näyttävä ominaisuus, mutta säästää enemmän aikaa kuin sovelluksen valikoiden kiireinen selaaminen. Jos käsittelet arkaluonteisia papereita, mieti lisäksi, mihin skannattu kopio tallentuu ja kuka pääsee siihen käsiksi. Tulostamisen helppous ei yksin ratkaise sitä, miten dokumentteja kannattaa säilyttää.

Sovelluksella on noin 143 000 arviota ja noin 13 000 kirjoitettua arvostelua. Käyttäjämäärästä huolimatta oma kokeilu kannattaa tehdä omalla tulostimella ennen kuin rakennat tärkeän työnkulun sen varaan. Yksi onnistunut testituloste kertoo juuri sinun kokoonpanostasi enemmän kuin yleinen suosio.

Kenelle suosittelen ja kenelle en

Suosittelen kokeilemaan sovellusta, jos tulostat silloin tällöin puhelimesta, käytät langatonta tulostinta ja haluat hoitaa tiedoston käsittelyn ilman tietokonetta. Se sopii erityisesti ihmiselle, joka arvostaa yhtä mobiilista lähtöpistettä arkisille dokumenteille ja on valmis tekemään ensimmäisellä käyttökerralla lyhyen yhteystestin.

Jättäisin sen vähemmälle huomiolle, jos nykyinen tulostusratkaisusi toimii jo luotettavasti eikä siinä ole puutetta, jonka haluaisit korjata. Samoin paljon tulostavalle tai vaativaa sivuasettelua tarvitsevalle tietokoneen ohjelma voi tarjota paremman näkymän ja hallinnan. Jos tulostin ei tue sinulle sopivaa langatonta työnkulkua, sovellus ei yksin muuta laitetta yhteensopivaksi.

Minulle ratkaiseva testi on yksinkertainen: löydänkö tiedoston nopeasti, löytyykö tulostin ja vastaako paperille tullut tulos sitä, mitä odotin? Jos vastaus on kyllä tavallisessa omassa käyttötapauksessani, sovelluksesta on todellista hyötyä. Jos jokainen tulostus vaatii asetusten selvittelyä, palaan mieluummin tuttuun vaihtoehtoon kuin käytän aikaa uuden työkalun ylläpitoon.

Käynnistin sovelluksen ja heti alussa huomasin, kuinka helppokäyttöinen se oli. Käyttöliittymä on selkeä ja intuitiivinen. Kaikki tarvittavat toiminnot ovat nopeasti saatavilla, eikä aikaa kulu turhaan etsimiseen. Kun painoin "Printtaa"-painiketta, minua ohjattiin vaihe vaiheelta, miten dokumentti siirretään laitteeseen ja miten tulostus suoritetaan.

Sovellus tukee erilaisia tiedostomuotoja, kuten PDF, DOCX ja JPG, joten voit tulostaa melkein mitä tahansa ilman muuntamisongelmia. Tämä on loistavaa, sillä joskus yhteensopimattomuus voi olla todellinen päänsärky.

Yhteensopivuus ja liitettävyys

Yksi asia, joka teki minuun vaikutuksen, oli sovelluksen yhteensopivuus erilaisten tulostimien kanssa. Olitpa sitten HP-fani tai Canonin käyttäjä, sovellus toimii saumattomasti useimpien tulostimien kanssa. Se tukee Wi-Fi-yhteyksiä, mikä tekee langattomasta tulostamisesta helppoa kuin heinänteko.

Yhteyden muodostaminen tulostimeen oli suoraviivaista. Minun ei tarvinnut ladata erillisiä ajureita tai tehdä monimutkaisia asetuksia. Sovellus tunnisti tulostimen automaattisesti ja olin valmis tulostamaan muutamassa sekunnissa.

Lisäominaisuudet, jotka erottuvat

Yksi sovelluksen mielenkiintoisimmista ominaisuuksista on sen kyky tulostaa pilvipalveluista. Voit synkronoida sovelluksen Google Driven tai Dropboxin kanssa, mikä tekee tiedostojen hallinnasta todella kätevää. Ei enää tarvetta siirtää tiedostoja laitteelta toiselle – kaikki on saatavilla suoraan pilvestä.

Sovelluksessa on myös asiakirjojen skannausominaisuus, joka muuttaa älypuhelimesi kannettavaksi skanneriksi. Skannauksen jälkeen voit tallentaa dokumentit PDF-muodossa ja tulostaa ne suoraan sovelluksesta. Tämä on erittäin kätevää, jos tarvitset kopioita tärkeistä asiakirjoista nopeasti.

Kokemukseni ja loppupäätelmä

Kaiken kaikkiaan Smart Printer: Print Documents teki minuun suuren vaikutuksen. Se on käytännöllinen ja tehokas työkalu jokapäiväiseen käyttöön. Sovellus ei pelkästään yksinkertaista tulostusprosessia, vaan se myös lisää joustavuutta ja mahdollisuuksia dokumenttien käsittelyyn.

Jos etsit sovellusta, joka tekee tulostamisesta helppoa ja vaivatonta, annan tälle lämpimät suositukseni. Lataa se ja kokeile itse – uskon, että tulet yllättymään, kuten minäkin. Happy printing!